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5 dicas de como responder um e-mail com excelência

5 dicas de como responder um e-mail com excelência

O e-mail é uma ferramenta que pode tanto ajudar como atrapalhar a sua imagem profissional. Como corretor de imóveis, é bastante provável que você tenha algumas mensagens eletrônicas para responder diariamente, certo? Por isso, é essencial que profissionais desta área dominem técnicas de comunicação escrita que ajudem na criação de e-mails práticos e diretos. Reunimos, abaixo, cinco dicas muito úteis nessa tarefa. Confira:

1. Use uma linguagem clara e objetiva

Um e-mail não pode deixar margem para dúvidas. Ou seja, quem recebe a mensagem deve entender na primeira leitura exatamente o que você quis dizer. A maneira mais eficiente de fazer isso é mantendo o conteúdo do e-mail simples e direto. Se a mensagem estiver muito longa, por exemplo, avalie se não é possível resumir o assunto em poucas linhas. Palavras difíceis devem ser evitadas, assim como piadas ou comentários que possam ser mal interpretados.

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2. Cuidado com o que promete

Isso vale para qualquer tipo de comunicação, afinal, promessas não cumpridas têm como consequência clientes insatisfeitos. Quando a conversa acontece por meios escritos o cuidado deve ser redobrado, porque tudo o que você diz fica registrado. Antes de responder qualquer dúvida, certifique-se de que a informação passada é realmente segura. Por exemplo, se um cliente pergunta quando determinado imóvel estará pronto para mudança, avalie a real situação do imóvel antes de comunicar qualquer prazo. Nunca é demais lembrar que isso também é válido para a comunicação oral. Esse é um cuidado essencial para que você mantenha  sua credibilidade no mercado.

3. Lembre-se de manter a praticidade

Quantos e-mails você recebe por dia? Provavelmente muitos! Os seus clientes e colegas de trabalho também. Por isso, é importante lembrar que esta é uma ferramenta que deve simplificar a comunicação. Não envie centenas de e-mails. Resuma em uma mensagem tudo que precisa dizer. Se a conversa se estender, talvez seja o caso de fazer uma ligação ou marcar uma reunião para conversar melhor sobre o assunto.

4. Leia o conteúdo da mensagem recebida mais de uma vez

Ler o e-mail rapidamente e responder com agilidade pode não ser uma boa ideia. Nesse caso, a pressa realmente pode ser inimiga da perfeição. Nem todo mundo segue a regra “mantenha o e-mail simples e direto”. Por isso, se você não lê com calma, pode acabar interpretando mal o conteúdo do e-mail. O resultado pode ser uma resposta bem longe daquilo que foi solicitado. Evite que isso aconteça, leia com cuidado as mensagens recebidas antes de respondê-las.

5. Revise quantas vezes forem necessárias

Revisar é, talvez, o maior dos segredos para garantir uma resposta profissional. O que deve ser avaliado na revisão: erros de português, falta de clareza no conteúdo, destinatários para quem a mensagem está sendo enviada e falta de informações (todas as dúvidas recebidas foram esclarecidas?). Revise quantas vezes achar necessário até ficar satisfeito com a resposta.

Que outros cuidados você tem na hora de responder um e-mail? Deixe a sua resposta nos comentários!

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Comentários

Matheus Mesquita

Customer Success - Trabalha para que o cliente utilize o produto ou serviço da maneira correta para alcançar seus objetivos, focando no, como o nome já diz, sucesso do seu cliente.

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2 Comentários em "5 dicas de como responder um e-mail com excelência"

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Paulo Hiroche
Visitante

Realmente estas dicas são muito boas. Atualmente sou um papelão no trabalho, obrigado pela ajuda. Não quero ser levado pelo tiozinho que recicla papelão.

sidnei lima
Visitante

gostei vou apartir de hj vou adota este metodo.

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